Hub des dirigeants
Planifier une réunion et recueillir les réponses
Fixez l’horaire des réunions, ajoutez un événement, partagez un lien RSVP ou un code QR, voyez qui vient et exportez les réponses pour la présence.
- Qui peut le faire
- La présidence et les membres de l’exécutif. Les délégués voient les réunions, sans pouvoir les modifier.
Réunions contient l’horaire régulier des assemblées de votre section locale et ses événements. Pour chaque événement, vous pouvez partager un lien où les membres indiquent s’ils viennent, puis utiliser les réponses pour le décompte, la commande de repas et la feuille de présence.
Fixer votre horaire régulier
- Ouvrez Réunions dans le menu du Hub des dirigeants.
- Sous Configurer l’horaire, indiquez quand se tient habituellement votre assemblée générale, par exemple le deuxième mercredi de chaque mois.
- Appuyez sur Enregistrer l’horaire. Prochaine assemblée affiche alors la prochaine date.
Seuls la présidence, les membres de l’exécutif et les admins peuvent modifier l’horaire. Les délégués le voient en lecture seule.
Ajouter un événement
- Sous Événements et RSVP, appuyez sur Nouvel événement.
- Entrez le titre, les heures de début et de fin et le lieu.
- Ajoutez une Description publique si les membres ont besoin d’en savoir plus, comme l’ordre du jour ou le stationnement.
- Si la réunion exige un quorum, indiquez-le sous Quorum requis.
- Appuyez sur Créer l’événement.
Demander aux membres de répondre
Les membres répondent sur une page à part, sans avoir besoin de compte.
- Choisissez l’événement dans la liste.
- Sous Le lien cesse de fonctionner, choisissez quand les réponses se ferment : au début de la réunion, deux heures après la fin, dans sept jours ou jamais.
- Fixez une Limite de réponses au besoin, puis appuyez sur Créer un lien RSVP.
- Sous Partager le RSVP, appuyez sur Copier le lien RSVP pour le coller dans votre propre courriel, bulletin ou texto, ou sur Télécharger le code QR pour l’imprimer sur une affiche.
Attention : le lien complet ne s’affiche qu’une fois. Copiez-le avant de quitter la page. Si vous le perdez, révoquez-le et créez-en un nouveau.
Les membres qui utilisent le Portail local voient aussi la réunion dans Ce qui vous attend jusqu’à ce qu’ils répondent. Répondre à une invitation à une réunion montre ce qu’ils voient.
Voir qui vient
Quorum et repas compte les réponses : combien ont répondu oui sur place ou à distance, combien de personnes nourrir et combien il manque pour le quorum. Un oui est une réponse, pas une présence.
À la porte, utilisez Entrée sur place / à la porte et Ajouter l’entrée pour les personnes qui n’ont pas répondu, et marquez qui est présent. Le nombre de présences qui manquent vous dit si le quorum est atteint dans la salle.
Exporter les réponses
Appuyez sur Exporter Excel ou Exporter CSV pour obtenir la liste des réponses, avec les invités, les besoins alimentaires et les besoins d’accessibilité indiqués par les membres. Si votre section utilise une application d’authentification, un code vous est d’abord demandé.
Remarque : l’export contient des renseignements personnels des membres. Gardez-le seulement le temps nécessaire pour la réunion et ne le transférez pas.
Rappeler la réunion
Brouillon de rappel (copie seule) rédige un rappel que vous pouvez copier dans votre propre courriel. Il reste sur cet appareil et ne contient pas la liste des membres.
Le calendrier des dirigeants
Le Calendrier des dirigeants est différent : il liste les réunions de grief et les séances du comité de bumpage, pas les événements des membres. Télécharger ICS les ajoute à votre propre application de calendrier.