La confidentialité dans le travail syndical
Le travail syndical peut porter sur l’emploi, l’appartenance syndicale, les finances, la santé et les préoccupations au travail d’une personne. Cette politique explique le traitement des renseignements lorsque vous utilisez le site Web d’UnionOps, les outils de communication publics, le Hub des dirigeants et le Portail local. Elle indique aussi comment poser une question de confidentialité.
La distinction essentielle est l’endroit où vous choisissez de travailler. Les outils de communication publics traitent vos créations dans votre navigateur. Les renseignements transmis à une fonction hébergée sont traités par l’organisme qui exploite ce service et, s’il y a lieu, par votre syndicat ou votre section locale.
Qui est responsable
L’identité de l’exploitant et les coordonnées de la personne responsable de la protection des renseignements personnels figurent dans la section de coordonnées qui accompagne cette politique. Vous pouvez transmettre vos questions ou demandes de confidentialité à ryan@ryanmorris.ca.
L’exploitant gère le site Web et les modalités d’hébergement de ce service. Votre syndicat ou votre section locale détermine comment il utilise UnionOps pour ses activités et quels dossiers ses représentants autorisés y versent. La responsabilité à l’égard de renseignements précis dépend de l’activité, du droit applicable et de l’entente régissant le service. Le seul fait d’exploiter le serveur ne détermine pas toutes les responsabilités légales relatives aux dossiers syndicaux.
Si un autre organisme exploite votre installation, consultez son avis de confidentialité et ses coordonnées. Si vous ne savez pas à qui adresser une demande, utilisez les coordonnées ci-dessus et indiquez le service concerné sans transmettre de détails confidentiels sur un dossier.
Renseignements traités par le service
Les renseignements concernés dépendent des fonctions que vous utilisez et de celles que votre organisme a activées.
Les outils de communication publics
- Renseignements : Texte des créations, images choisies, paramètres de marque et brouillons enregistrés.
- Finalité : Créer et conserver des communications sur votre appareil.
Le site Web
- Renseignements : Renseignements sur le réseau et le navigateur, pages demandées, dates et heures, erreurs techniques, selon la configuration des journaux de l’exploitant.
- Finalité : Fournir les pages, maintenir le service, examiner les défaillances et prévenir les utilisations abusives.
Un compte
- Renseignements : Nom, adresse courriel, appartenance à un syndicat ou à une section locale, rôles et enregistrements de connexion et d’authentification.
- Finalité : Donner accès au service et appliquer les autorisations.
Le Hub des dirigeants ou le Portail local
- Renseignements : Renseignements soumis par vous ou par des représentants autorisés, notamment des dossiers, documents, messages, réponses aux invitations et données de gestion des fonctions activées.
- Finalité : Soutenir les activités syndicales pour lesquelles ces renseignements sont fournis.
Le soutien ou le formulaire de commentaires
- Renseignements : Message et coordonnées que vous choisissez de fournir.
- Finalité : Vous répondre et améliorer le service.
Les fonctions de courriel facultatives
- Renseignements : Adresse courriel, langue de préférence, choix d’abonnement et, s’il y a lieu, preuves de consentement ou données de livraison.
- Finalité : Envoyer les communications demandées et respecter les préférences de réception.
Les fonctions de gestion activées peuvent notamment porter sur les historiques d’emploi, le temps de travail, les dépenses ou les demandes de remboursement de frais de déplacement. Certaines fonctions peuvent utiliser des photos ou des données de localisation lorsqu’elles les demandent expressément dans le parcours concerné. Votre organisme devrait en expliquer la finalité et les choix applicables avant de les utiliser pour recueillir des renseignements à votre sujet.
Les dossiers peuvent provenir de vous, des représentants autorisés de votre syndicat ou d’une importation ou intégration organisée par votre organisme. N’inscrivez pas de vrais renseignements sur des membres dans un environnement de démonstration. Transmettez uniquement les renseignements nécessaires à la tâche et utilisez la fonction à accès restreint appropriée pour le contenu confidentiel.
Ce qui reste sur votre appareil
Les outils de communication publics traitent les créations et les photos de membres dans le navigateur. L’ajout d’une photo à ces outils ne la téléverse pas vers les serveurs d’UnionOps. Les paramètres de marque, les préférences d’accessibilité et certains brouillons peuvent être enregistrés dans votre navigateur pour rester disponibles sur cet appareil.
Cette protection a des limites. Une personne ayant accès à votre appareil ou à votre profil de navigateur pourrait consulter le travail enregistré localement. L’effacement des données du site ou la navigation privée peut supprimer les paramètres et les brouillons enregistrés. Les fichiers téléchargés restent à l’endroit où vous les avez sauvegardés et ne sont pas supprimés lorsque vous effacez les données du site.
Si vous enregistrez explicitement du contenu dans une fonction hébergée, l’envoyez par courriel ou le publiez ailleurs, son traitement dépend alors de cette destination. Avant d’utiliser la photo d’un membre, obtenez le consentement requis et tenez compte des endroits où le document final sera diffusé.
Témoins, journaux techniques et rapports d’erreur
UnionOps Comms n’utilise pas de scripts publicitaires ni d’outils d’analyse d’utilisation du produit. Cela ne signifie pas que le site ne reçoit aucun renseignement lors de votre visite. La transmission des pages et la protection du service peuvent entraîner la création de journaux techniques conservés par l’exploitant et ses fournisseurs.
Les fonctions avec connexion utilisent des témoins de session pour maintenir votre connexion et soutenir la sécurité. Le navigateur conserve aussi des préférences et du travail local, comme indiqué ci-dessus. Le blocage des témoins ou du stockage dans le navigateur peut empêcher la connexion ou l’enregistrement des paramètres et des brouillons.
Les exploitants peuvent activer des rapports d’erreur techniques, notamment au moyen d’un service externe, pour diagnostiquer les défaillances. Ces rapports servent à l’exploitation du service et ne constituent pas des profils publicitaires. Leur contenu et leurs destinataires dépendent de la configuration déployée. Consultez les renseignements sur les fournisseurs mentionnés ci-dessous pour connaître les services utilisés pour cette installation.
Utilisation, communication et fournisseurs de services
Les renseignements servent à fournir la fonction demandée, à gérer les accès autorisés, à aider les utilisateurs, à maintenir la fiabilité du service et à répondre aux obligations de sécurité ou aux exigences légales. Nous ne vendons pas de renseignements personnels et n’utilisons pas les dossiers syndicaux confidentiels à des fins publicitaires.
Les renseignements hébergés peuvent être accessibles aux destinataires suivants :
- Les personnes autorisées pour le syndicat, la section locale, le groupe ou le dossier concerné, selon leurs permissions.
- Le personnel ayant un besoin autorisé lié à l’exploitation ou au soutien, sous réserve de restrictions d’accès appropriées.
- Les fournisseurs d’hébergement, de stockage, d’envoi de courriels ou de rapports d’erreur, dans la mesure nécessaire à leur service.
- D’autres destinataires lorsque vous demandez une communication ou que celle-ci est exigée ou permise par la loi dans les circonstances.
L’appartenance syndicale ne donne pas accès aux dossiers confidentiels d’un autre syndicat. Un fichier ou un message que vous diffusez plus largement peut toutefois devenir accessible aux destinataires visés. Vérifiez le public destinataire avant de publier ou d’exporter du contenu.
Consultez le pour obtenir des renseignements sur les fournisseurs, leurs finalités et les lieux de traitement. Communiquez avec la personne responsable de la protection des renseignements personnels si vous souhaitez des précisions sur un fournisseur ou une modalité de transfert. Il ne faut pas présumer que le stockage ou le traitement a lieu exclusivement au Canada. Les renseignements traités dans un autre territoire peuvent être assujettis aux lois de ce territoire.
Vos choix et vos demandes
Vous pouvez communiquer avec la personne responsable de la protection des renseignements personnels pour savoir quels renseignements sont détenus à votre sujet, demander l’accès à ces renseignements ou leur correction, soulever une préoccupation ou demander si la suppression ou le retrait du consentement est possible. Les droits et les exceptions dépendent du droit applicable et des circonstances. La fermeture d’un compte n’entraîne pas nécessairement la suppression de dossiers syndicaux qui doivent être conservés à une fin légitime.
Décrivez votre demande et indiquez le compte ou le service concerné. N’envoyez pas de pièces d’identité ni de dossiers sensibles à moins que nous ayons expliqué leur nécessité et convenu d’un moyen approprié de les transmettre. Il peut être nécessaire de vérifier votre identité, de préciser la demande ou de coordonner son traitement avec le syndicat ou la section locale responsable des dossiers. L’accès peut devoir être limité pour protéger les renseignements d’autres personnes ou d’autres éléments protégés par la loi.
Nous expliquerons la prochaine étape, le délai de réponse applicable et toute limite légale à la demande. Si la réponse ne vous satisfait pas, vous pouvez demander sa révision par la personne responsable et communiquer avec l’autorité de protection de la vie privée compétente. Le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada fournit des renseignements sur les droits fédéraux en matière de vie privée et les ressources d’aide.
Lorsque l’abonnement facultatif aux nouvelles du produit est offert, il fait l’objet d’un choix distinct. Vous pouvez modifier ce choix au moyen du lien de désabonnement ou de préférences. Les messages nécessaires au fonctionnement du compte ou à sa sécurité sont distincts des nouvelles facultatives du produit. Les communications de votre syndicat peuvent avoir un autre expéditeur et leur propre mécanisme de préférences.
Conservation et suppression
Le travail enregistré localement demeure sur votre appareil jusqu’à sa suppression dans l’outil, les paramètres de votre navigateur ou vos fichiers. UnionOps ne peut pas récupérer un brouillon local du seul fait que vous avez déjà utilisé le site.
La conservation des renseignements hébergés est déterminée en fonction de la finalité du dossier, des obligations de l’organisme, du droit applicable et de toute obligation de préservation à des fins juridiques. Il n’existe pas de durée unique de conservation pour toutes les catégories de renseignements syndicaux.
Les critères varient selon les renseignements concernés :
- Comptes et sessions : le besoin de fournir l’accès, de protéger le compte et de conserver les enregistrements nécessaires à la sécurité ou à la reddition de comptes.
- Dossiers syndicaux et pièces jointes : la finalité du dossier, les exigences documentaires de l’organisme responsable et toute obligation légale ou de préservation applicable.
- Soutien et commentaires : le temps nécessaire pour traiter la demande et conserver une trace utile de sa résolution.
- Journaux de sécurité et d’erreur : le besoin d’examiner les incidents, de maintenir le service et de répondre aux exigences applicables de reddition de comptes.
- Preuves de consentement aux courriels et préférences : le besoin de démontrer le consentement, de respecter son retrait et d’éviter les messages non désirés.
- Sauvegardes : le cycle de sauvegarde applicable, les besoins de restauration et toute obligation de préservation.
Communiquez avec la personne responsable de la protection des renseignements personnels pour connaître les modalités de conservation applicables à vos renseignements. Une demande de suppression peut nécessiter un examen manuel et une coordination avec l’organisme responsable ; la fermeture du compte ne suffit pas nécessairement à y donner suite.
La suppression dans le service actif ne retire pas nécessairement les copies déjà exportées ou transmises à d’autres personnes. Leur retrait des sauvegardes dépend du cycle de sauvegarde approuvé et des obligations de préservation. Cette politique ne promet pas un effacement immédiat ou automatique dans tous les systèmes.
Mesures de protection et incidents de confidentialité
La explique les contrôles d’accès, l’authentification multifacteur, les limites du chiffrement et les responsabilités liées à l’hébergement. Aucun système ne peut éliminer tous les risques d’accès non autorisé, de perte ou de divulgation.
Lorsqu’un incident touche des renseignements personnels, les organismes responsables doivent évaluer leurs obligations de déclaration et de notification. Lorsque la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) du Canada s’applique et que le seuil de risque réel de préjudice grave est atteint, la déclaration et la notification doivent être faites le plus tôt possible. D’autres lois et ententes peuvent imposer des obligations différentes. Voir l’article 10.1 de la LPRPDE.
Modifications et coordonnées
Nous publions les modifications importantes de cette politique avec un nouveau numéro de version et une date d’entrée en vigueur, et fournissons tout avis supplémentaire ou obtenons tout consentement supplémentaire exigé par la loi. Un avis révisé n’autorise pas automatiquement une nouvelle utilisation des renseignements déjà recueillis.
Pour une question ou une demande de confidentialité, écrivez à ryan@ryanmorris.ca en indiquant « Confidentialité » dans l’objet. Vous pouvez nous écrire en français ou en anglais. Pour obtenir cette politique dans un autre format, consultez la .