Protéger l’information syndicale
Le travail syndical peut porter sur des renseignements personnels sensibles et des dossiers confidentiels. La sécurité d’UnionOps repose sur l’application, l’organisme qui exploite le service et les personnes qui l’utilisent. Cette déclaration explique leurs responsabilités et les limites des protections décrites.
Elle vise les outils de communication publics, le Hub des dirigeants et le Portail local. Une installation exploitée séparément peut utiliser d’autres moyens de stockage, fournisseurs et paramètres de sécurité. Demandez à son exploitant quelles protections sont activées et vérifiées.
Où votre travail est conservé
Les outils de communication publics traitent les visuels et les photos de membres dans votre navigateur. Le simple ajout d’une photo à une création n’entraîne pas son téléversement vers UnionOps par ces outils. Les brouillons enregistrés dans le navigateur et les fichiers téléchargés doivent tout de même être protégés sur votre appareil. L’envoi, la publication ou l’enregistrement explicite dans une fonction hébergée modifie l’endroit où le contenu est conservé.
Le Hub des dirigeants et le Portail local utilisent le serveur de l’installation concernée. Les dossiers et pièces jointes hébergés doivent être considérés comme des renseignements confidentiels confiés à son exploitant. L’utilisation du site public peut aussi produire des journaux techniques ou des rapports d’erreur. La création sur votre appareil ne signifie donc pas que toutes vos interactions avec le site y demeurent.
Accès et séparation entre syndicats
L’accès au Hub des dirigeants se fait sur invitation. Les autorisations de l’application tiennent compte du syndicat, de la section locale, du rôle et de l’affectation pertinente de la personne pour déterminer les dossiers et les actions auxquels elle a accès. L’appartenance à un syndicat ne donne pas accès aux dossiers confidentiels d’un autre syndicat.
Les fonctions d’exploitation privilégiées sont distinctes des accès ordinaires des membres et des responsables syndicaux. Certaines fonctions de soutien et d’administration nécessitent un accès strictement encadré qui peut concerner plusieurs organismes. Elles ne constituent pas une autorisation de consulter librement les dossiers.
L’application permet d’ajouter des restrictions au niveau de la base de données. Leur efficacité dépend d’une configuration et d’une vérification adéquates en production. Aucun modèle de contrôle d’accès ne permet de garantir qu’un accès non autorisé est impossible.
Connexion et actions sensibles
Les installations destinées aux clients et hébergées par UnionOps exigent l’authentification multifacteur pour les accès privilégiés. La méthode requise utilise des codes temporaires produits par une application d’authentification. Certaines actions sensibles, comme la modification des pouvoirs d’une personne ou l’exportation de renseignements confidentiels, exigent une nouvelle vérification.
Cette exigence ne signifie pas que chaque compte de membre ordinaire doit utiliser l’authentification multifacteur pour toute activité autorisée. Les exploitants d’installations distinctes doivent définir et vérifier leur propre politique d’authentification.
Utilisez un compte individuel, gardez vos codes de récupération confidentiels et avisez rapidement l’exploitant si vous soupçonnez que votre compte est compromis. Le soutien d’UnionOps ne devrait jamais vous demander de transmettre votre mot de passe, un code d’authentification ou vos codes de récupération par courriel.
Chiffrement et limites
Les connexions aux services hébergés utilisent HTTPS pour protéger l’information pendant son transfert entre votre navigateur et le service. HTTPS ne chiffre pas, à lui seul, les dossiers stockés et ne protège pas un fichier après son téléchargement.
En règle générale, l’application ne chiffre pas les dossiers du Hub des dirigeants ni le contenu des pièces jointes avant leur stockage. Leur protection dépend de la base de données, du chiffrement des disques ou du service de stockage, des contrôles d’accès et de la gestion des clés par l’exploitant. L’application prévoit une protection distincte des secrets d’authentification lorsque le chiffrement requis est configuré. Cette protection ne s’étend pas à l’ensemble des dossiers.
UnionOps ne présente pas les dossiers hébergés comme étant chiffrés de bout en bout. Leur traitement autorisé sur le serveur nécessite l’accès à l’information.
Pour les exportations hybrides prises en charge, le navigateur chiffre le fichier à l’aide d’une phrase de passe qui demeure dans le navigateur. Les données sélectionnées sont d’abord transférées du serveur au navigateur par la connexion HTTPS authentifiée. Les pièces jointes et les autres fonctions hébergées ne deviennent pas automatiquement locales ni chiffrées par cette phrase de passe. Protégez le fichier exporté et conservez sa phrase de passe séparément.
Téléversements, surveillance et maintenance
L’application comprend la validation de fichiers, une analyse configurable contre les logiciels malveillants, des enregistrements d’événements de sécurité et des vérifications de développement visant à repérer les dépendances vulnérables et d’autres défauts. La portée de ces mesures varie selon la version déployée et sa configuration. Un outil d’analyse ne peut garantir la détection de tous les fichiers nuisibles.
Les exploitants peuvent activer des rapports d’erreur techniques pour examiner les défaillances. Ces rapports sont distincts des analyses d’utilisation du produit et du journal d’audit de sécurité. Ils devraient exclure les mots de passe, les jetons d’authentification et le contenu confidentiel des dossiers. La explique le traitement des renseignements concernés.
L’exploitation en production exige aussi la maintenance des systèmes, des sauvegardes appropriées, des essais de restauration et un moyen de recevoir les alertes et d’y donner suite. La présence de ces fonctions dans le logiciel ne démontre pas qu’un exploitant les a testées avec succès. Cette déclaration ne garantit aucun délai précis de rétablissement, aucune absence de perte de données, aucune certification indépendante ni un service ininterrompu.
Signaler un problème de sécurité
Signalez en privé toute vulnérabilité présumée, exposition de renseignements ou compromission de compte à ryan@ryanmorris.ca, en indiquant « Sécurité » dans l’objet. Vous pouvez nous écrire en français ou en anglais.
Indiquez la page ou la fonction concernée, l’heure approximative et le fuseau horaire, ainsi qu’une brève description de ce qui s’est produit. Pour une vulnérabilité présumée, décrivez les étapes minimales permettant de comprendre le problème. Utilisez des données d’essai lorsque c’est possible et retirez les renseignements personnels et les secrets des éléments de preuve.
N’envoyez pas de mots de passe, de codes de récupération, de dossiers confidentiels ni de copies inutiles de renseignements exposés. Si des éléments sensibles sont indispensables, demandez d’abord comment les transmettre de façon sécuritaire. Un signalement n’autorise pas à tester le compte d’une autre personne, à consulter d’autres dossiers, à perturber le service ou à effectuer des essais de sécurité plus étendus.
Intervention en cas d’incident
Notre processus d’intervention consiste à évaluer le signalement, à contenir le problème, à déterminer les renseignements et les personnes susceptibles d’être touchés, puis à coordonner les mesures correctives avec les organismes responsables. Toute obligation d’aviser les clients, les personnes concernées ou les autorités dépend de l’incident, du droit applicable et des engagements contractuels.
Lorsque la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) du Canada s’applique et qu’une atteinte présente un risque réel de préjudice grave, la déclaration à l’autorité compétente et l’avis aux personnes concernées doivent être faits le plus tôt possible. La LPRPDE n’impose pas de délai universel de notification de 72 heures. Voir l’article 10.1 de la LPRPDE.
Révision et renseignements connexes
Nous réviserons cette déclaration lorsque des changements importants toucheront les renseignements de sécurité qui y figurent. Les engagements contractuels propres à un service doivent être consultés dans l’entente applicable.