Inviter votre exécutif et vos membres

Personne ne peut rejoindre le Hub des dirigeants ou le Portail local de votre section sans invitation. La présidence les envoie depuis Inviter des dirigeantes, des dirigeants et des membres, dans l’Administration locale ou à partir de la liste de configuration.

Choisir le bon rôle

Le rôle détermine ce que chaque personne peut ouvrir. Donnez le minimum nécessaire. Vous pourrez le changer plus tard.

• Exécutif local : les dirigeants qui gèrent les affaires de la section, comme la vice-présidence, la trésorerie ou le secrétariat.
• Délégué local : les délégués qui traitent les griefs. C’est le choix par défaut.
• Comité de stabilité : les membres qui travaillent sur les dossiers d’ancienneté et de bumpage.
• Membre de la section (Salle) : les membres, qui utilisent seulement le Portail local.

Inviter une personne

1. 1Ouvrez Inviter des dirigeantes, des dirigeants et des membres.
2. 2Sous Inviter votre équipe, entrez le Nom et le Courriel de la personne.
3. 3Cochez un ou plusieurs Rôles.
4. 4Si le site envoie des courriels, laissez Envoyer le courriel d’invitation maintenant coché. Sinon, la page l’indique.
5. 5Appuyez sur Créer l’invitation.

Invitation prête affiche le lien et sa date d’expiration, habituellement dans sept jours. Utilisez Copier le lien complet pour l’envoyer vous-même par texto ou par un autre courriel, ou Envoyer le courriel pour l’envoyer depuis le site.

Quand la personne ouvre le lien, nous envoyons un code à l’adresse que vous avez saisie, et elle doit l’entrer avant de pouvoir accepter. Le lien seul ne suffit donc pas : seule la personne qui lit ce courriel peut accepter, et vous ne pouvez pas accepter à sa place. Vérifiez bien l’adresse.

Inviter une liste

Utilisez cette option pour tout votre exécutif, ou pour les membres quand le Portail local est prêt.

1. 1Ouvrez Inviter une liste.
2. 2Collez une personne par ligne dans Noms et courriels, jusqu’à 50 à la fois. Nom, courriel, courriel, nom et deux colonnes copiées d’un tableur fonctionnent tous. Une adresse courriel seule fonctionne aussi : la partie avant le @ devient le nom.
3. 3Choisissez les rôles. Toutes les personnes de la liste reçoivent les mêmes rôles et la même section locale.
4. 4Appuyez sur Vérifier la liste et vérifiez les lignes. Les lignes qui posent problème, comme un courriel invalide ou répété, ou une personne déjà invitée, sont ignorées avec la raison.
5. 5Cochez Ces personnes font partie de ma section locale et s’attendent à recevoir une invitation., puis appuyez sur Envoyer (ou Créer quand le site n’envoie pas de courriels).

Si l’envoi s’arrête en cours de route, par exemple à cause d’une limite d’envoi, la page en donne la raison. Attendez, puis envoyez le reste.

Faire le suivi des invitations

Invitations de ce syndicat énumère chaque invitation avec son état : En attente, Acceptée, Révoquée ou Expirée.

• Renvoyer le courriel renvoie une invitation en attente.
• Copier le lien complet vous donne un nouveau lien. L’ancien cesse de fonctionner.
• Pour une invitation expirée, appuyez sur Envoyer un nouveau lien.

Les personnes qui ont demandé à rejoindre la section par son lien d’adhésion ou par le formulaire de demande d’accès peuvent apparaître sous Demandes d’accès membre. Vérifiez qu’elles font partie de votre section avant de les inviter.