Guide courriel et diffusion

Rédigez ici l'avis officiel de réunion ou de vote, puis envoyez-le depuis votre boîte.

Sur cette page

Le courriel est le dossier officiel : date, heure, lieu et lien de vote. Les publications sociales servent à la vitesse et aux photos ; cette page explique comment rédiger un courriel que les membres liront vraiment. Utilisez toujours le Cci pour les listes de membres — ne mettez jamais les adresses dans le champ À.

Pas un avis juridique

Ceci est un outil d'apprentissage, pas un avis juridique. Les exemples s'appuient sur le droit de l'Ontario. Confirmez chaque règle dans votre convention collective et dans la loi qui s'applique là où vous travaillez.

Quand le courriel convient

Le courriel est l'ancre des communications numériques. Mettez-y les derniers détails officiels, pour qu'ils tiennent encore si une publication sociale disparaît.

Avis de réunion. Envoyez la date, l'heure et le lieu dans un courriel auquel les membres font déjà confiance, pas seulement dans une publication Facebook.
RSVP et rappels. Demandez aux gens de répondre ou d'ouvrir un lien. Un rappel dans la boîte est plus facile à retrouver qu'une story disparue du jour au lendemain.
Votes et ratification. Mettez le lien de vote et l'échéance dès la première ligne. Les membres ne devraient pas fouiller un fil pour trouver le mandat.
Mises à jour de négociation. Utilisez le courriel pour la mise à jour que les membres devront retrouver plus tard. Utilisez les réseaux pour une photo de la table ou du piquet. Suivez le parcours complet du sondage à la signature dans le guide du cycle de négociation.

À retenir

Une publication sociale peut porter une photo de la réunion. Le courriel porte le procès-verbal, le lien de vote et l'heure. Faites les deux, et gardez les mêmes faits.

Rédiger un courriel que les membres liront

Les dirigeants survolent. Les membres survolent plus vite. Mettez les faits en premier et demandez une seule action.

Objet. Gardez-le court et précis. « ACTION REQUISE : Vote de ratification jeudi » se fait ouvrir. « Bulletin local T3 » non.
Les faits d'abord. La date, l'heure, le lieu ou le lien de vote appartiennent à la première phrase. Ne les enterrez pas sous trois paragraphes d'historique.
Une seule demande. Dites aux membres exactement quoi faire : répondre pour RSVP, ouvrir le mandat, ou amener un délégué. Un courriel, une action.
Nommez la section. Inscrivez le numéro de la section dans le corps, pour que le message reste reconnaissable s'il est transféré.

Protéger les adresses des membres

Avant l'envoi, vérifiez que la liste est à jour, limitée aux membres concernés et conservée hors des systèmes de l'employeur. Le guide d'adhésion explique comment protéger les dossiers eux-mêmes.

Utilisez la CCI depuis une boîte personnelle

Quand vous écrivez à une liste depuis Outlook ou Gmail, placez chaque membre en CCI (copie carbone invisible). Les champs À et Cc montrent toutes les adresses à chaque destinataire. La CCI garde ces adresses privées.

N'utilisez pas le courriel de l'employeur

N'envoyez jamais d'affaires syndicales à une adresse fournie par l'employeur. L'employeur peut lire cette boîte. Recueillez et utilisez des adresses personnelles.

Gardez les dossiers de grief, les détails médicaux et les autres notes de cas hors de toute diffusion ouverte. Cela appartient à un canal privé avec le membre, pas à un courriel à toute la section.

Rédigez ici, envoyez depuis votre boîte

UnionOps est une boîte à outils, pas un serveur de courriel. Vous rédigez le contenu ici. Vous gardez la liste. Vous envoyez depuis une boîte à laquelle vous faites déjà confiance.

Documents et diapositives, l'Avis pour tableau syndical, le Créateur graphique et le Créateur de tracts incluent une étape d'invitation à copier. Collez ce texte dans Outlook, Gmail, ou l'outil de courriel de masse déjà approuvé par votre syndicat.

La vie privée, dès la conception

UnionOps Comms ne stocke pas la liste de diffusion des membres de votre syndicat et n'envoie pas de courriel à tous ses membres. Rédigez le message ici, puis envoyez-le avec le fournisseur de courriel approuvé par votre syndicat.

Le Hub des dirigeants est un brouillon distinct

Le Hub des dirigeants peut rédiger un rappel de réunion pour les dirigeants. Ce n'est pas un courriel de masse depuis ce site, et c'est distinct des constructeurs d'invitation publics.

Avant d'envoyer

Avant chaque envoi, vérifiez la liste de destinataires, l'objet, les liens et la date. Premiers pas en communication aide à planifier l'ensemble des communications.

L'objet nomme l'action et le jour, pas un bulletin générique.
La première phrase contient la date, l'heure, le lieu ou le lien de vote.
Il y a une seule demande claire.
Le numéro de la section est dans le corps du message.
Les membres sont en CCI, ou vous utilisez l'outil de courriel de masse approuvé par le syndicat.
Vous envoyez à des adresses personnelles, pas aux boîtes de l'employeur.
Un lien ou un code QR est dans le courriel si les gens doivent confirmer leur présence ou voter.
Aucun détail de dossier sensible n'est dans cette diffusion.

Documents et diapositives Avis pour tableau syndical Créateur de tracts

Voir aussi

Sources et références

Ressources externes citées ici. Les URL nationales et gouvernementales bougent souvent ; en cas de 404, cherchez depuis la page d’accueil de l’organisation. Les pages OPSEU / SEFPO sur opseu.org peuvent bloquer les vérifications automatiques — ouvrez ces liens dans un navigateur avant de les partager en atelier.

WCAG 2.2 (W3C)
Web Content Accessibility Guidelines - contrast checker and alt-text guidance in this toolbox target Level AA.
Facebook Groups (local comms channel)
Many locals use a closed Facebook group as their primary member channel.